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Cambios de Habeas Data en Colombia 2018

El Decreto 090 del 18 de enero de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo redujo el universo de obligados a cumplir el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Se redujo la obligación de registrar Bases en el RNBD - Registro Nacional de Bases de Datos, sin embargo, la protección de datos personales es un derecho constitucional que sigue vigente
Solo será obligatorio REGISTRAR las bases de datos personales para sociedades jurídicas  y entidades sin ánimo de lucro del tamaño de Gran Empresa,  y todas las personas jurídicas de naturaleza pública. Sus plazos límite son: 30 de septiembre 2018 ,  30 de noviembre 2018 y 31 Enero 2019




Toda Empresa Debe Cumplir la Protección de Datos Personales

La normatividad de Protección de Datos Personales sigue vigente: LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012   DEL CONGRESO,  DECRETO 1377 DE 2013 DE PRESIDENCIA y normas relacionadas
PROTECCION DE DATOS PERSONALES: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones sobre ellas . LEY 1581/2012
Por tanto, las empresas deben evaluar si ya están cumpliendo estos requisitos (Decreto 1377/2013):

  • Existencia de responsable y estructura administrativa que garantice el manejo adecuado, la integridad y el resguardo de los datos personales
  • Protección de datos personales de los trabajadores, clientes, proveedores y terceros
  • Política de tratamiento de datos personales
  • Aviso de Privacidad
  • Mecanismos para obtener autorización de tratamiento de datos existentes en la empresa, por parte de los titulares
  • Procedimientos de acceso, actualización, supresión, revocatoria  de autorización, y rectificación de datos personales
  • Canales de atención a consultas y reclamos de datos personales
  • Medidas de seguridad en el Tratamiento de datos personales, incluyendo capacitación en manejo de datos personales
  • Contrato de transmisión de datos personales a terceros, cuando aplique

Bases de Datos Excluidas de Reglamentación de Datos Personales

Según las normas, estas son las bases de datos excluidas de vigilancia de Protección de Datos Personales:

Decreto 1377 / 2013 de Presidencia - Art. 2.
► Bases de datos personales en el ámbito personal o doméstico. Comprende aquellas actividades que se inscriben en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales

Ley 1581 / 2012 - Art. 10.
► Datos de naturaleza pública
► Datos relacionados con el Registro Civil de personas
► Casos de urgencia médica o sanitaria
► Información requerida por entidad pública o administrativa para sus funciones, o por orden judicial
► Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos







El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, ha evolucionado a través de diversas reglamentaciones. En este artículo abordaremos el estado actual del SG-SST en las siguientes secciones:

Normas SG-SST y Objetivo de cada una
Responsables del SG-SST
Qué cambia con los Estándares Mínimos SSST
Fases del SG-SST
Multas por Incumplimiento
Estrategias para desarrollar el SG-SST según la vigencia

 

Normas y Alcance Respecto al SG-SST

Existen múltiples normas relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. En esta sección abordamos las normas que definen el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

►Ley 1562 del 11 de julio de 2012.  Modifica el Sistema de Riesgos Laborales
► Decreto 1443 del 31 de julio de 2014. Es el esqueleto del SG-SST. Contiene disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
► Decreto 1072 del 26 de mayo del 2015. Reúne todas las normas del Sector Trabajo. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Libro 2 > Parte 2 > Título 4 > Capítulo 6: Se refiere al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Este capítulo equivale prácticamente al contenido del Decreto 1443/2014
► Decreto 052 del 12 de enero de 2017. Indica las fases o etapas para implementar el  SG-SST. Contiene las fases de transición para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
► Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017. Determina lo que debe contener el SG-SST en términos técnicos y lo enmarca en un proyecto por etapas. Define los estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Identifica la obligatoriedad y cumplimiento de los requisitos mínimos frente al  SG-SST y frente al Sistema de Riesgos Laborales. Es explicativa y fue enunciada en el decreto 1072/2015 Libro 2 > Parte 2 > Título 4 > Capítulo 6: SG-SST. Allí MinTrabajo se comprometía a entregar las pautas para realizar el SG-SST.
►Decreto 0472 De 2015.  Determina las Multas al no tener el SG-SST. Especifica los criterios de graduación de las multas por infracción a las normas de seguridad y salud en el trabajo y Riesgos Laborales

 

Responsables de SG-SST (Decreto 052/2017)

  • Responsables de cumplimiento y ejecución 
    • Empleadores públicos y privados
    • Contratantes de personal
    • Organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo
    • Empresas de servicios temporales
  • Responsables de Asesoría y acompañamiento técnico
    • Administradoras de Riesgos Laborales  conforme a los Estándares  Mínimos
  • Responsables de Vigilancia y Control
    • Ministerio del Trabajo conforme a los Estándares  Mínimos

 

Cambios con la Aprobación de los Estándares Mínimos SG-SST

Los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST fueron anunciados en el Decreto 1072/2015. Su propósito es completar las pautas de ejecución del Decreto 1072/2015 en lo referente al SG-SST, enunciar las etapas en que se realizará vigilancia al SG-SST en cada empresa, y garantizar el Cumplimiento de la empresa frente al Sistema de Riesgos Laborales
Esta imagen de la ARP Colmena ilustra el concepto de los Estándares Mínimos:

La complejidad del SG-SST varía según los riesgos del sector económico, la ubicación, el clima, el manejo de contratistas, la distribución o el tamaño de la empresa.

Los estándares mínimos adicionan pautas para:
  • Manejo de alto riesgo
  • Perfil de los responsables y asesores del SG-SST, obligaciones de las partes
  • Acreditación en Excelencia en SST
  • Fases o Etapas de Adecuación, transición y aplicación del SG-SST

 

Fases o Etapas del SG-SST  (Decreto 052/2017 y Resolución 1111/2017)

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST es un proyecto. El Decreto 52/2017 plantea 5 fases de desarrollo, para completar el proyecto:
  1. Evaluación inicial (Hasta Agosto/2017): Autoevaluación de la empresa para identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo, y  establecer el plan de trabajo anual
  2. Mejoramiento frente a la Evaluación Inicial (Hasta Diciembre/2017): Elementos de control con las acciones de mejoramiento que corrigen las debilidades encontradas en la autoevaluación.
  3. Ejecución del SG- SST (Hasta Diciembre/2018): Desarrollo del plan anual y el plan de mejoramiento. Es el desarrollo del SG-SST
  4. Seguimiento y plan de mejora (Hasta Marzo/2019): Verificación y vigilancia preventiva del SG-SST. Etapa de validación y ajustes. Estas son algunas de las actividades de seguimiento: 
    • Cumplimiento de Objetivos del SG-SST
    • Cumplimiento de los compromisos frente al Sistema de Riesgos Laborales
    • Ejecución del Plan Anual SG-SST
    •  Ejecución de los compromisos de mejoramiento de la Fase de Evaluación Inicial
    • Uso y efectividad de los controles establecidos frente a los riesgos de Seguridad y Salud
  5. Inspección, vigilancia y control: Verificación del cumplimiento de la normatividad vigente sobre SG-SST por parte de MinTrabajo
Esta imagen de la ARP Colmena ilustra las diferentes etapas para el desarrollo del SG-SST:

 

Multas por Incumplimiento o no Implementación del SG-SST (Decreto 472 de 2015)

Las multas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST van de 5 Salarios Mínimos Legales Vigentes SMLV a 1000 SMLV, cierres de establecimiento parciales o totales. Aplican de acuerdo a la falta y el tamaño de la empresa (Decreto 472 de 2015)
 INCUMPLIMIENTO Sanción Mipyme SMLV Sanción Pyme SMLV Sanción Empresa SMLV
Normas de salud ocupacional 6 a 20 21 a 100 101 a 500
Accidente o enfermedad laboral 21 a 50 51 a 100 501 a 1000
Incumplimiento que genere enfermedad mortal 25 a 150 151 a 400 401 a 1000
 

Estrategias para Desarrollar el SG-SST

Sin importar la estrategia, la ley obliga al Responsable de SG-SST en la empresa, a tener mínimo la capacitación de 50 horas respecto al SG-SST. ( Decreto 1443/2014 - Resolución 4927/2016)

► Estrategia 1 - Hágalo Usted Mismo!!!

La empresa asigna un líder con conocimientos de Seguridad y Salud, Recursos Humanos, Administración o Calidad para abordar el proyecto de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Esta persona necesita conocer como mínimo el marco normativo y el alcance de la ARL en el SG-SST. Requiere identificar el número de tareas, multiplicado por el personal a quien debe aplicarlas, para tener un grado de estimativo del tiempo que debe invertir


► Estrategia 2- Enséñeme a Hacerlo!!!

La empresa asigna un líder con capacidad de administrar proyectos, y con tiempo de ejecución o autoridad para delegación de actividades.
La misión del líder es identificar una empresa de Asesoría en el Tema SG-SST, y garantizar que su personal responsable reciba la orientación necesaria para desarrollar las actividades de acuerdo al alcance del contrato de SG-SST


► Estrategia 3- Desarrolle el SST por Mi!!!

La empresa asigna un líder con capacidad de vigilar ejecución de contratos y autoridad para toma de decisiones en el proyecto.
La misión del líder es identificar una empresa de ejecutora del SG-SST, conocer las actividades y documentos que debe exigir, y garantizar el desarrollo del contrato de SG-SST en todas las sedes, y aplicable a todo el personal y contratistas


Cotizar Seguridad y Salud en el Trabajo





El próximo 31de enero de 2018 vence el plazo de cumplir con Habeas Data, para incluir la información de datos personales de la empresa en el Registro Nacional de Base de Datos (RNDB) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC),  y aún hay varios interrogantes que cubrir.
Este artículo señala aspectos generales para registrar con éxito las bases de datos personales ante SIC, cumpliendo los requisitos de Habeas Data

Temas expuestos:
Qué es Habeas Data
Qué normas regulan la protección de datos personales
Qué entidades regulan el Habeas Data
Plazos para cumplir con el Registro de Bases de Datos
Sanciones al incumplir con Habeas Data
Qué se reporta y que procesos afecta el Habeas Data
Actividades de Protección de Datos ante SuperIntendencia de Industria y Comercio

 

¿Qué es Habeas Data?

Habeas Data (latín: Se les ha Dado)  Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos de datos. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Desarrollado por la Ley 1266 de 2008)
 

¿Qué normas fundamentales regulan la Protección de Datos Personales en Colombia?

  • Ley 1266 de 2008- Habeas Data
  • Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales
  • Decreto 1377 de 2013 - Reglamenta ley 1581-2012 Protección de datos personales
  • Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia (información Sector Público)
  • Decreto 1759 de 2016 y Decreto 1115 de 2017- Plazo para aplicar Habeas Data
 

¿Cuál es la Entidad Responsable del Control del Habeas Data en Colombia?

SIC- Superintendencia de Industria y Comercio. Una de sus funciones es generar el Registro Nacional de Base de Datos RNDB, donde las empresas y personas naturales informan las bases de datos que poseen con tratamiento de datos personales.
 

¿Qué plazo existe para cumplir con el Registro Nacional de Base de Datos RNBD?

El 31 de Enero del 2018 vence el plazo dado por la SIC para registrar las bases de datos con tratamiento de datos personales, según el Decreto 1115 del 29 de junio de 2017.
 

¿Qué Sanciones aplican por incumplimiento de Habeas Data?

Según la Ley 1581 de 2012, son varias las sanciones que aplican por faltas al tratamiento de datos:
  • Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente 2000 SMLV
  • Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta 6 meses
  • Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento  
  • Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles
 

¿Qué información se Debe Reportar para Habeas Data y qué Procesos Afecta?

La tendencia actual de los procesos empresariales gira alrededor de las personas, y se debe revisar las áreas que manejan información de personas en forma física o automatizada. 
El cumplimiento de Habeas Data y las exigencias del Registro Nacional de Base de Datos RNDB, involucran las áreas y actividades de la empresa que manejan información de personas como clientes, proveedores, prospectos y recurso humano:
  • TECNOLOGÍA. Gestión de información (personal y empresarial), Seguridad de información, Gestión de incidentes
  • COMERCIAL. PQR: peticiones, quejas y reclamos
  • CALIDAD. Mejora continua, Control de Cambios, Auditoría interna
  • DIRECCIÓN.  Matriz de requisitos legales, Comunicación y Divulgación
  • RRHH. Contratación, Retiro, Manual de Cargos y Funciones actualizados con nuevas responsabilidades y/o actividades
 

Requisitos de la empresa frente a Superintendencia de Industria y Comercio SIC 

Enumeramos algunas de las actividades que debe asumir la empresa para cumplir con el Registro actualizado de Habeas Data:
  • Inventario de Bases de Datos con información personal, registro y actualización en el Registro Nacional de Base de Datos RNDB
  • Protocolos para recolectar información de datos personales, vía física o automatizada, de acuerdo a las normas
  • Informar a los titulares de los datos personales respecto al manejo que la empresa da a sus datos, cumpliendo con los requisitos indicados en el Decreto 1377/2013 
  • Políticas de Protección de Datos personales, de acuerdo a lo establecido en Decreto 1377/2013
  • Procedimiento para Manejo de Incidentes de Seguridad de Información Personal, incluyendo el reporte a la SIC
  • Contrato de transmisión de datos personales, cuando aplica






Un conocido autor afirmó:
"Si alguno de ustedes quiere construir una torre, ¿qué es lo primero que hace? Pues se sienta a pensar cuánto va a costarle, para ver si tiene suficiente dinero. Porque si empieza a construir la torre y después no tiene dinero para terminarla, la gente se burlará de él."

Es importante saber si la empresa tiene la capacidad de realizar por si misma el  Sistema de Gestión de Seguridad y Trabajo SG-SST

Dimensión del Proyecto SG-SST

Adicione tiempo y presupuesto por cada variable que la empresa no cumple. 
La información de la tabla le permite conocer algunas variables globales, y quién puede desarrollarlas: el personal interno, contratistas, o se adiciona al presupuesto y alcance del Proyecto SG-SST.


Variable
Implicación
Actividades para Estimar Tiempos
Direccionamiento y ProcesosEl proyecto SG-SST asume que la empresa tiene Declaración de Propósitos y procesos formales, es decir, misión, visión, objetivos,políticas, y una descripción precisa de cada proceso y cada actividad relevante dentro de la empresa.

+Declaración de Propósitos
+Comunicación y afianzamiento
+Documentación de  Procesos, con sus actividades 
Perfiles de CargosLas funciones de todo el personal deben estar formalizadas, incluyendo habilidades, capacitación, requisitos técnicos y administrativos

+Organigrama
+Hojas de Vida
 +Perfiles de Cargos del organigrama
Documentación y tecnologíaEl SG-SST exige formalidad. Como mínimo se necesitan formatos para crear los documentos del SG-SST, Esto implica tener logo, colores oficiales, tipo de letra, algunas firmas digitales, etc. Además supone algún mecanismo para que el personal acceda a la información, y no sea borrada o alterada sin control. Se requiere manejo intermedio de hojas de cálculo y Documentos digitales

+Imagen Corporativa
+Manejo de Ofimática (Hojas de Cálculo y Documentos)
+Administración de archivos (documentos, fotos, multimedia), preferiblemente a través de Internet
Manejo de ProyectosConocimiento para administrar la evolución de un proyecto, incluyendo costos, personas asignadas, tiempo, comunicación, novedades, prioridades, seguimiento y solución de conflictos, entre otros

+Método para Manejo de Proyectos
+Herramienta para controlar proyectos
EstadísticasEl proyecto SST trata de mantener sano y salvo al personal, y es importante saber medir las mejoras o retrocesos. Esto se hace recopilando datos y aprendiendo a analizarlos

+Manejo de Herramientas para diseñar y Tabular encuestas y Datos

Recursos Adicionales al Proyecto SG-SST

Es necesario reservar presupuesto de tareas propias del Campo Técnico de la Salud Ocupacional
  • Certificaciones y capacitaciones de Labores de Alto Riesgo
  • Valoraciones médicas de Salud Ocupacional
  • Valoraciones con aparatos de medición: Ruido, Respiración, Riesgos Químicos, etc


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MasterUnion ha preparado esta serie de artículos respecto a los pasos y el orden de preparación del proyecto que toda empresa colombiana debe actualizar: SG-SST Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Origen de la Seguridad y Salud en Colombia: Enlaces a Leyes y Decretos

Marco Legal
Efecto

Ley 009 de 1979

Código Sanitario Nacional

Ley 320 de 1996

Prevención en accidentes de las industrias mayores

Ley 361 de 1997

Mecanismos de integración social de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones

Ley 378 de 1997

Convenio No. 161, sobre los servicios de salud en el trabajo

Ley 776 de 2002

Normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Ley 1562 De 2012

Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional

Decreto 1772 de 1994

Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales

Decreto 1832 de 1994

Por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales.

Decreto 2644 de 1994

Por el cual se expide la tabla única para las indemnizaciones por pérdida de la capacidad laboral entre el 5% y el 49.99% y la prestación económica correspondiente

Decreto 0917 de 1999

Manual Único para la Calificación de la Invalidez

Decreto 1607 de 2002

Se modifica la tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales

Decreto 0060 de 2002

Se promueve la aplicación del Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (HACCP) en las fábricas de alimentos y se reglamenta el proceso de certificación HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point o Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico)

Decreto 2090 de 2003

Por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud de los trabajadores y se modifican las condiciones, requisitos y beneficios del régimen de pensiones de los trabajadores que laboran en dichas actividades

Decreto 2800 de 2003

Sobre la afiliación de trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Profesionales, con la Circular 042 de 2003 de la Superintendencia Bancaria se establecen los requisitos de afiliación y ninguna administradora de riesgos profesionales puede negar la afiliación de los trabajadores independientes a riesgos profesionales

Decreto 3615 de 2005

Por el cual se reglamenta la afiliación de los trabajadores independientes de manera colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral

Decreto 4107 de 2011

Por el cual se determinan los objetivos y estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social

Decreto 4108 de 2011

Por el cual se determinan los objetivos y estructura del Ministerio del Trabajo y se integra el Sector Administrativo del Trabajo.

Decreto 723 de 2013

Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones

Decreto 2616 de 2013

Por el cual se regula la cotización a seguridad social para trabajadores dependientes que laboran por periodos inferiores a un mes, se desarrolla el mecanismo financiero y operativo de que trata el artículo 172 de la Ley 1450 e 2011 y se dictan dispocisiones tendientes a lograr la formalización laboral de los trabajadores informales

Decreto 1443 De 2014

Por el cual se dictan dispocisiones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Decreto 1477 De 2014

Por el cual se expide la tabla de enfermedades laborales.

Decreto 1507 De 2014

Por el cual se expide el Manual Único para la Calificación de la pérdida de Capacidad Laboral y Ocupacional.

Decreto 0472 De 2015

Por el cual se reglamentan los criterios de graduación de las multas por infracción a las normas de seguridad y salud en el trabajo y Riesgos Laborales.

Decreto 1072 De 2015

Por el cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Trabajo., incluido el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST

Decreto 1528 De 2015

Por el cual se corrigen yerros en el Decreto 1072 de 2015

Los 11 Pasos a Seguir para desarrollar el SG-SST

  1. Iniciar: Prerrequisitos y actividades derivadas que requieren presupuesto y recursos
  2. Fundamentos SST y Evaluación inicial de SG-SST
  3. Identificación de peligros, evaluación, valoración y gestión de los riesgos
  4. Políticas y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
  5. Plan de Trabajo Anual del SG-SST y asignación de recursos
  6. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST
  7. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
  8. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
  9. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con disposiciones del SG-SST
  10. Medición y evaluación de la gestión en SST
  11. Mejora continua y Acciones preventivas o correctivas


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¿En qué consiste el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST?

Es la forma en que la empresa se organiza para prevenir accidentes de trabajo, prevenir enfermedades laborales, garantizar el bienestar físico- mental- social de sus trabajadores, y mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST está conformado por la coordinación de personas, planes, software, documentación, capacitación, regulaciones internas de seguridad y prevención , y todas las acciones realizadas por la empresa para generar un ambiente de trabajo seguro y saludable.
La forma de lograr esto, es desarrollar el SG-SST a través de un proceso lógico, conocido como PHVA, que implica el seguimiento de 4 pasos: planeación, ejecución, medición de resultados y ajustes.

¿Quien exige el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST?

El Ministerio de Trabajo, a través del Decreto 1072/2015 Único Reglamentario del Sector Trabajo,  Libro 2-Parte 2-Titulo 4-Capitulo 6- SG_SST Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Las ARL están autorizadas por MinTrabajo para verificar la existencia del SG-SST en las empresas

¿A quién aplica el SG-SST?

Según el decreto 1072: deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales

Todas las empresas colombianas están obligadas a tener el SG-SST, y cubrir a los contratistas, y trabajadores (dependientes,  cooperados y en misión)

¿Cuándo se vence el Plazo para implementar el SG-SST? 

El Decreto 171 del 1 de febrero de 2016 amplió el plazo para presentar el SG-SST para todas las empresas, hasta el 31 de enero de 2017

¿Se necesita algún experto para desarrollar el SG-SST?

Toda la responsabilidad de establecer el SG-SST recae en el empleador.

Perfil de quien dirige el SG-SST, según la norma:
Decreto 1072/2015  Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los empleadores. Ítem 10, Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo–SST en las Empresas: Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo

El Área de HSE (Salud Ocupacional, Seguridad Laboral y Ambiental) es adecuada para dirigir el SG-SST. El Área de Calidad puede aportar a los temas de Gestión, documentación, auditoría y evidencias.  El Área de Recursos Humanos o Talento Humano puede apoyar en el manejo de la información de los trabajadores y facilitar la coordinación con la ARL. Los temas técnicos de Salud Ocupacional requieren conocimiento específico en ese campo.

¿Cómo comenzar a desarrollar el SG-SST?

El SG-SST es amplio, exige documentación, labores técnicas del área de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, un desarrollo básico de procesos formalizados, cumplimiento de compromisos con ARL, una cultura de Seguridad y Prevención sólida, con alto compromiso de la Alta Dirección, y una combinación efectiva de administración y seguimiento al Sistema.
El Ministerio de Trabajo diseñó una cartilla como Guía técnica del SG-SST para Mipymes. El objetivo es presentar cuáles son los componentes que MinTrabajo va auditar para cumplir el Decreto 1072/2015 en su capítulo 6- Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

Asignación de tiempo para desarrollar el SG-SST

El empleador debe prever que el Sistema requiere de tiempo. Se invierte un promedio de 120 horas en Micro Empresas.

Ejemplo de distribución de tiempos para Empresa con una planta inferior a 15 trabajadores:

PERIODO ASIGNACIÓN DE TIEMPOS
Tiempo Total 2 a 3 meses
Tiempo Semanal 2 horas de trabajo directivo, 8 horas de trabajo operativo
Fase de Planificación (15%) 4 horas de trabajo directivo, 4 horas de trabajo operativo

Etapas del SG-SST para Mipymes de Bajo Riesgo

Según la Guía Técnica SG-SST para mipymes, existen 10 pasos que conducen a desarrollar y mantener anualmente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
  1. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
  2. Identificación de peligros, evaluación, valoración y gestión de los riesgos
  3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
  4. Plan de Trabajo Anual del SG-SST y asignación de recursos
  5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST
  6. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
  7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
  8. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con disposiciones del SG-SST
  9. Medición y evaluación de la gestión en SST
  10. Acciones preventivas o correctivas

En MasterUnion Asesoramos para crear su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST


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MinTrabajo, desde finales del 2015, ha empezado a enviar cartas a los gerentes de las diversas empresas. El objetivo es anunciar el envío de inspectores laborales, que verifiquen la implementación del SG-SST, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

De acuerdo al Decreto 1443/2014 y el posterior Decreto 1072/2015, las sanciones del SG-SST comenzaban a regir el  30 de enero del 2016. Este plazo se amplió.

El Decreto 171 de Febrero 1 del 2016, contempla la unificación del vencimiento de implementación del SG-SST, hasta el 31 de enero del 2017. Este vencimiento aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño.

Pasos para Implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

De acuerdo al portal oficial de MinTrabajo, http://www.mintrabajo.gov.co/, la verificación de los inspectores laborares está centrada en el cumplimiento de estos pasos:

  1. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
  2. Identificación de peligros, evaluación, valoración y gestión de los riesgos
  3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
  4. Plan de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y asignación de recursos
  5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST
  6. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias
  7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
  8. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con las disposiciones del SG-SST
  9. Medición y evaluación de la gestión en SST
  10. Acciones preventivas o correctivas

Implicaciones del SG-SST




En términos prácticos, para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud, la empresa debe involucrar todo el personal, y por lo menos, necesita estructurar:

  • Políticas y Objetivos empresariales
  • Formalidad y documentación de todos sus procesos
  • Hojas de vida unificadas del Personal de planta y personal contratista
  • Estructura de las funciones y procesos del Área de Recursos Humanos
  • Proceso de Capacitación interna formalizado y operando
  • Política y proceso de manejo de documentos, es decir Proceso Documental
  • Conocimiento de Riesgos laborales, identificación formal y acciones efectivas para contrarrestarlos
  • Puestos de trabajo saludables, y personal capacitado en prevención de enfermedades y accidentes
  • Cumplimiento de los requisitos de regulación interna de Seguridad y Salud dados por la ARL: vigía/COPASST, brigadas, planes de emergencia, etc.
  • Vigilancia del tema de Seguridad y Salud en el trabajo, de manera programada durante el año, con cubrimiento de toda la empresa.
  • Formalidad en la solicitud de Seguridad y Salud a terceros que operan con la empresa.

En MasterUnion asesoramos respecto a la forma de implantar el Decreto 1072, para el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo, en forma presencial o virtual.


Cotizar Seguridad y Salud en el Trabajo







BENEFICIOS E IMPACTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


De acuerdo a los requisitos del decreto 1443 del 31 de Julio del 2014, se definió la necesidad de capacitar a las empresas en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. este requisito se ha mantenido en el Decreto 1072 del 2015.

Para cumplir con esta función, el gobierno, a través del Ministerio de Trabajo ha realizado diferentes jornadas nacionales de capacitación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, 

El seminario lleva por título: BENEFICIOS E IMPACTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

Calendario de Cierre de Programación de Capacitaciones 2015

  •  Yopal-Noviembre 18
  •  Puerto Inirida-Noviembre 20
  •  Dosquebradas-Risaralda-Noviembre 25
  •  Bogotá-Noviembre 23-Sector Construcción
  •  Cali-Diciembre 2
  •  Buga-Valle-Diciembre 3
  •  Buenaventura- Valle-Diciembre 4
  •  Puerto Carreño-Diciembre 9
  •  Barranquilla-Diciembre 11
  •  Pamplona-Norte de Santander-Diciembre 15
  •  Bogotá-Diciembre 16
  •  Aguachica-Cesar-Diciembre 17




Las inscripciones son gratuitas, y se realizan  en la página del Ministerio de Trabajo, en el siguiente enlace del formulario de inscripción.

Fechas máximas para cumplir con el SG-SST sin sanciones


  • 31 de Enero del 2016 para las empresas de menos de diez (10) trabajadores
  • 31 de Julio del 2016 para las empresas con diez (10) a doscientos (200) trabajadores
  • 31 de Diciembre del 2016 para las empresas de doscientos uno (201) o más trabajadores